Bewerberdaten und der richtige Umgang damit

Neue Datenschutzrisiken sind eine der negativen Begleiterscheinungen des technologischen Fortschritts. Immer mehr geraten Datenschutz und Datensicherheit in den Focus der Medien und in immer kürzeren Intervallen ändern sich die gesetzlichen Rahmenbedingungen im Hinblick auf diese oft unterschätzten rechtlichen Vorgaben. Besonders sensibel ist für Arbeitgeber der Umgang mit den Daten von Bewerbern.

Dabei ist es unerheblich, ob die Bewerbungsunterlagen digital oder postalisch in Form einer Mappe eingereicht werden. Grundsätzlich gilt, dass die personenbezogenen Daten nur aufgrund einer Rechtsvorschrift oder durch Einwilligung des Interessenten erhoben, verarbeitet und genutzt werden dürfen. Das Bundesdatenschutzgesetzt erlaubt dieses, soweit die Daten bei einem Einstellungsverfahren für die Begründung eines Arbeitsverhältnisses erforderlich sind. Für Arbeitgeber ist der sensible Umgang mit den Bewerber-daten eine immer größer werdende Herausforderung, der sich die Experten von der Personalberatung hr-onsite stellen.

Digitale Speicherung personenbezogener Daten und Persönlichkeitsrechte

Das Bundesdatenschutzgesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten, die ein Bewerber einem potenziellen Arbeitgeber in vielfältiger Form zur Verfügung stellen kann. Hier ist es irrelevant, ob es sich um eine Initiativbewerbung oder aber eine Bewerbung als Reaktion auf eine Stellenausschreibung handelt. „Durch das informationelle Selbstbestimmungsrecht hat jeder Einzelne das grundsätzliche Recht, über eine Nutzung und Preisgabe seiner personenbezogenen Daten selbst zu bestimmen“ weist der Nürnberger Personalberater Frank Epp auf die im Grundgesetz verankerten Grundrechte hin. Dieses Persönlichkeitsrecht grenzt die Aufbewahrung persönlicher Daten ein. Konkret sind Bewerberdaten dann unverzüglich zu löschen, sobald sie zur Erfüllung des Zweckes der Besetzung einer Stelle nicht mehr erforderlich sind. Die Unterlagen eingestellter Kandidaten werden für unbestimmte Zeit der Personalakte zugeführt.

Speicherung der Bewerbungsunterlagen als Selbstschutz vor Diskriminierungsvorwürfen

Seit 2006 schützt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Menschen davor, zum Beispiel wegen ihrer Hautfarbe, ihrer Religion, ihres Alters oder ihres Geschlechts in dem Entscheidungsprozess einer Stellenbesetzung diskriminiert zu werden. Der Personalberater Frank Epp rät dazu, als Arbeitgeber die Unterlagen nach Abschluss der Bewerbung bis zu 6 Monate aufzubewahren. So kann sich der Arbeitgeber gegen etwaige Schadensersatz- und Entschädigungsanforderungen abgelehnter oder auch nicht zum Gespräch eingeladener Bewerber durch die Entkräftigung von Vorwürfen wehren. Postalisch eingegangene Bewerbungsunterlagen müssen dem Bewerber regulär spätestens zwei Monate nach einer Ablehnung zurückgegeben werden. Es gibt jedoch hier einen zulässigen Spielraum. Denn entsprechend des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) müssen Diskriminierungen innerhalb von 2 Monaten nach dem Zugang der Ablehnung geltend gemacht werden. Nach der Geltendmachung hat der abgelehnte Bewerber nochmals eine Klagefrist von drei Monaten. Durch diese gesetzlichen Vorgaben gilt die Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen für zumindest fünf Monate nach einer Ablehnung als zulässig.

Die Einsichtbarkeit in Bewerbungsunterlagen

Die von Bewerbern eingereichten Daten dürfen nur für diejenigen Personen einsehbar gemacht werden, die unmittelbar in den Einstellungsprozess einbezogen sind und deren Beteiligung erforderlich ist. Neben einer Personalberatung wie hr-onsite können dieses der Arbeitgeber, delegierte Mitarbeiter der Personalabteilung und auch Führungskräfte wie Abteilungsleiter oder potenzielle Vorgesetzte sein. Darüber hinaus sind die Bewerbungsunterlagen per Gesetz dem Betriebsrat – so vorhanden – vorzulegen. Dieser ist ebenso wie ein zu bestellender firmeninterner Datenschutzbeauftragter auch für die Überwachung der Einhaltung des Datenschutzes zuständig. Alle am Einstellungsprozess beteiligten Personen, die Einsicht in die Bewerbungsunterlagen haben, unterliegen bei hoher Strafandrohung der Schweigepflicht. Das gilt auch für die Inhalte eines Vorstellungsgespräches. Die Teilnehmer eines solchen Gespräches gewinnen durch persönliche Fragen weitere persönliche Informationen, die meist protokolliert werden. Die gestellten Fragen müssen im direkten Zusammenhang mit der Stellenbesetzung stehen. Auch für die hier gewonnenen Erkenntnisse gelten die Persönlichkeitsrechte und damit Regeln des Bundesdatenschutzgesetzes.

Die Rechtmäßigkeit eines Hintergrundchecks in sozialen Netzwerken

Die Recherche in sozialen Online-Netzwerken ist heute ein probates Mittel eines sogenannten Background-Checks von Bewerbern und potenziellen Kandidaten für eine Stellenbesetzung. Sie wird durch das Bundesdatenschutzgesetz allerdings nur dann erlaubt, wenn ohne sie keine Entscheidungsfindung zur Stellenbesetzung möglich ist.
Haben persönliche Informationen wie Berufserfahrung, Karriereverlauf oder veröffentlichte Kenntnisse einen direkten Bezug zu der vakanten Stelle und sind die Daten frei zugänglich, ist die Verwendung unproblematisch. Sind Daten in sozialen Netzwerken nur für persönliche Kontakte sichtbar und freigegeben, so sollte bei einer noch unklaren Rechtslage auf die Verwendung dieser Informationen ohne eine ausdrückliche und freiwillige Zustimmung des Bewerbers verzichtet werden.

Speicherung der Bewerberdaten

Die Verfügbarkeit eines Talent- und Kandidatenpools ist eine wesentliche Erleichterung des Active Sourcing, zumal Recruiter wie die Nürnberger HR-Experten von hr-onsite hier durch moderne Softwarelösungen zur Datenspeicherung innovative Wege gehen können. Die Speicherung dieser durch Bewerbungen gewonnen persönlichen Daten über die im Bundesdatenschutzgesetz geregelten Fristen setzen jedoch die ausdrückliche Zustimmung des Bewerbers voraus. Diese Einwilligung sollte schriftlich von dem Bewerber eingeholt werden. Ein sinnvoller Zeitpunkt ist die aktive Direktansprache nach Abschluss des Bewerbungsprozesses, was auch eine zuvor erfolgte Ablehnung abfedert.